O que é o iDesk ou WORKPLACE PORTAL?
O WORKPLACE PORTAL é o módulo da suite de aplicações .EREVOLUTION que permite a criação de uma Intranet Documental ou colaborativa, onde os colaboradores da empresa podem ter acesso a documentação ou conteúdos partilhados ou específicos. Com esta ferramenta um colaborador pode ter centralizada toda a informação e todas as aplicações que lhe dizem respeito (ex. porta de entrada para controlo de processos de Workflow, acesso ao email, colaboração na realização de um documento, etc). É também uma ferramenta extremamente útil na gestão dos documentos dos processos da qualidade das empresas certificadas
Porquê o iDesk ou WORKPLACE PORTAL?
Cada vez mais a informação surge como um dos bens mais preciosos nas empresas. A sua partilha, colaboração na sua construção e disponibilização, são hoje fundamentais. No entanto, na maior parte das empresas continua a proliferar a duplicação do papel, a dispersão da informação, e a perda da mesma, e consequentemente os custos operacionais desnecessariamente altos, e a productividade em baixa. Hoje uma intranet documental é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa e assenta em 3 grandes pilares, controlo de custos, segurança no controlo da informação e aumento de productividade, ou seja:
Segurança:
- Acesso a informação apenas a quem tem previlégio
Quem fez o quê? Quando? Como?
Segurança para os documentos únicos
Arquivos múltiplos são uma falsa segurança
O modelo da qualidade a trabalhar é o correcto
Melhoria de Desempenho:
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Acesso à informação de imediato
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Rapidez e facilidade na circulação de documentos, e no términos dos processos
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A circulação de papel é substancialmente reduzida
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Melhoria de serviço a clientes
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Acesso remoto – WEB
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Minimiza o acesso aos arquivos
A dificuldade/morosidade gera inércia
Custos:
Redução do número de fotocópias e impressão de documentos
Reaproveitamento do pessoal administrativo
Evita a circulação física de documentos dentro e entre escritórios
O acesso ao arquivo central é feito apenas quando é indispensável
Se olharmos para uma empresa certificada acrescentamos ainda um repositório de informação com procedimentos e templates pré-definidos que os colaboradores da empresa têm acesso.
Todas estas vantagens competitivas são implementadas com a ferramenta iDesk / Workplace Portal, e as suas características base:
Módulo de gestão de utilizadores para controlar quem coloca que informação, e quem a consulta em cada uma das pastas
Possibilidade de completa parametrização de organização da Intranet, isto é, com o conceito pasta e sub-pasta totalmente controlada pelos utilizadores
Gestão de versões de conteúdos e documentos
Gestão de notificações para controlo de informação para quando algo é publicado/alerado, um conjunto de pessoas serem avisadas
Possibilidade de classificação dos conteúdos/documentos com indexação dinâmica e escolhida na ferramenta de Backoffice que faz a gestão de toda a Intranet
Possibilidade de criação manual, ou gráfica através de Microsoft Visio, de cadeias de aprovação para os conteúdos associados a pastas organizativas
Arquivo dos documentos, windows-based, como PDF, WORD, EXCEL, JPG, GIF, BMP, TIF, etc
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Porquê Gestão Documental? - White Paper.pdf